Kako voditi evidenciju radnog vremena u FBiH

Vođenje evidencije radnog vremena je zakonska obaveza svakog poslodavca u Federaciji Bosne i Hercegovine. U praksi, mnogi poslodavci ovu obavezu obavljaju kroz Excel tabele ili papir, što je sklono greškama i problematično pri inspekciji rada.

Šta zakon zahtijeva

Zakon o radu Federacije BiH i prateći propisi obavezuju poslodavca da za svakog zaposlenog vodi urednu evidenciju o radnom vremenu. Evidencija mora sadržavati najmanje:

• ime i prezime zaposlenog, njegovu poziciju i organizacionu jedinicu,
• dnevno radno vrijeme — vrijeme dolaska i odlaska,
• stvarno radne sate i prekovremeni rad,
• rad noću, vikendom i praznicima,
• odsustva (godišnji odmor, bolovanje, plaćeno/neplaćeno odsustvo, službeni put),
• ukupan zbir radnih sati na mjesečnom nivou (osnova za šihtaricu i obračun plate).

Najčešće greške u praksi

• nepotpun Excel koji se popunjava na kraju mjeseca po sjećanju,
• nedostatak pisanih odobrenja za prekovremeni rad i odsustvo,
• različiti formati evidencije po timovima — teško ih je konsolidovati,
• izostanak revizijskog traga (ko je šta odobrio i kada).

Kako automatizovati

Softver za evidenciju radnog vremena (poput Everenta) rješava sve gore navedene probleme: zaposlenik podnosi zahtjev, odgovorna osoba odobrava, evidencija se automatski ažurira. Šihtarica se popunjava tokom mjeseca i zatvara jednim klikom. Revizijski trag je trajan i dostupan inspektoru rada.

Kontrolna lista

1. Definišite standardno radno vrijeme po poziciji.
2. Postavite jasan tok odobrenja za prekovremeni rad i odsustvo.
3. Uvedite digitalnu evidenciju sa auditnim tragom.
4. Generišite mjesečnu šihtaricu i arhivirajte je u PDF/Excelu.
5. Redovno usklađujte obračun plate sa evidencijom.

Više detalja o pripremi za inspekciju rada nađite u članku Inspekcija rada: priprema dokumentacije.